Handys und Tarife mit ordentlich Datenvolumen – das ist essenziell für das reibungslose Arbeiten im Unternehmen. Doch wie viele Gigabytes benötigen Mitarbeiter wirklich, und welche Tarife sind sinnvoll?
Das benötigte Datenvolumen richtig einzuschätzen und die Mitarbeiter mit entsprechenden Tarifen zu versorgen, ist in Unternehmen nicht unwichtig. Wird das Datenvolumen zu hoch eingeschätzt, treibt das die Kosten in die Höhe, während zu wenige Gigabytes die Arbeitsprozesse eventuell verlangsamen. Eine gute Berechnung stellt sicher, dass die Mitarbeiter arbeiten können, ohne sich einschränken zu müssen. Aber wie lässt sich der genaue Datenbedarf der Mitarbeiter ermitteln? Wir zeigen, wie das geht.
Warum es wichtig ist, das Datenvolumen richtig einzuschätzen
Datenvolumen ist in der digitalen Arbeitswelt ein zentraler Aspekt. Die richtige Menge führt dazu, dass die Mitarbeiter störungsfrei arbeiten können, während ein zu knapp bemessenes Kontingent die Effizienz einschränkt. Unternehmen, die den tatsächlichen Bedarf ihrer Mitarbeiter nicht korrekt einschätzen, riskieren entweder unnötig hohe Kosten oder eine eingeschränkte Produktivität. Das Problem liegt oftmals darin, dass der Datenverbrauch je nach Tätigkeit stark variieren kann. Der Datenverbrauch hängt zudem stark von der Art und Weise ab, wie Mitarbeiter ihre Mobilgeräte im Arbeitsalltag nutzen. Ein Sales-Mitarbeiter, der häufig unterwegs ist und auf viele Online-Ressourcen zugreifen muss, wird ein anderes Datenvolumen benötigen als ein Mitarbeiter im Büro, der hauptsächlich E-Mails schreibt und nur gelegentlich im Internet surft. Eine Analyse der tatsächlich benötigten Datenvolumenmenge hilft dabei, den optimalen Tarif für die Mitarbeitenden bereitzustellen.
Viele Mobilfunkanbieter stellen speziell auf Unternehmen zugeschnittene Businesslösungen im Mobilfunk-Bereich bereit. Bei Vodafone gibt es aktuell einen Rabatt von 20 Prozent für die vier angebotenen Premium-Business-Tarife. Und auch das Datenvolumen wird bei drei Tarifen derzeit verdoppelt – 20, 50 und 100 Gigabyte sind möglich, daneben gibt es noch eine Unlimited-Datenflat.
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Den Durchschnittsverbrauch ermitteln
Um den Datenverbrauch möglichst korrekt einzuschätzen, sollte das Unternehmen die Nutzungsmuster der Mitarbeiter analysieren. Es empfiehlt sich, den durchschnittlichen Verbrauch pro Mitarbeiter zu ermitteln. Dies gelingt, indem die Datennutzung über einen bestimmten Zeitraum hinweg überwacht wird – oft reicht schon etwa ein Monat. Hierbei können verschiedene Tools helfen. Mobile Device Management-Lösungen (MDM) sind beispielsweise speziell dafür entwickelt, mobile Geräte in Unternehmen zu verwalten. Sie bieten meist auch umfassende Überwachungsfunktionen an, einschließlich der Kontrolle des Datenverbrauchs. Aber auch einige Mobilfunkanbieter bieten extra auf Unternehmen zugeschnittene Lösungen an, die es ermöglichen, den Datenverbrauch mehrerer Mitarbeitergeräte zu überwachen. Die Analyse sollte mehrere Faktoren berücksichtigen:
Art der Tätigkeit: Ein Sales-Team hat andere Anforderungen als die IT-Abteilung.Arbeitszeiten: Teilzeitkräfte haben in der Regel einen geringeren Bedarf als Vollzeitkräfte.Arbeitsort: Remote-Arbeiter nutzen oft mehr Gigabyte als Büroangestellte.
Auf Basis dieser Daten lässt sich der durchschnittliche Bedarf optimal feststellen, und dies kann dann als Grundlage für die weitere Planung dienen.
Klarmobil gilt unter den Mobilfunkanbietern als besonders günstiger Anbieter und hat ebenfalls eine Reihe Geschäftskundentarife im Repertoire. Diese reichen von einem bis 40 Gigabyte, die Auswahl ist also nicht groß und die Datenpakete reichen nicht über 40 Gigabyte hinaus. Wem das aber reicht, der bekommt hier im Vergleich recht günstige Tarife, die auf Wunsch sogar monatlich kündbar sind.
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Datenvolumen definieren: Verschiedene Bedürfnisse berücksichtigen
Nun ist zwar der durchschnittliche Datenverbrauch ermittelt, aber oft ist auch klar, dass eine einheitliche Lösung für alle Mitarbeiter in vielen Unternehmen nicht unbedingt sinnvoll ist. Gibt es verschiedene Mitarbeitergruppen, die unterschiedliche Bedarfe haben, lassen sich zum Beispiel bestimmte Datenvolumen-Bereiche definieren. Diese sollten auf die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Arbeitsbereiche abgestimmt sein.
Hier sind einige gängige Aktivitäten und ihre ungefähren Datenanforderungen:
E-Mail und leichte Internetnutzung: ein bis zwei Gigabyte pro MonatSocial Media und regelmäßige Webrecherchen: drei bis fünf Gigabyte pro MonatStreaming von Videos und Musik: zehn bis 15 Gigabyte pro MonatArbeiten mit Cloud-Diensten und regelmäßige Videoanrufe: ab 20 Gigabyte und mehr pro Monat
Mit dieser Einteilung kann das Unternehmen maßgeschneiderte Datenvolumen-Tarife anbieten, die den individuellen Anforderungen gerecht werden und gleichzeitig die Kosten im Rahmen halten.
Tipps: Den Datenverbrauch im Unternehmen optimieren
Ist die benötigte Datenmenge analysiert und sind passende Verträge für die verschiedenen Mitarbeitergruppen gefunden, gibt es darüber hinaus noch weitere Möglichkeiten, um den Verbrauch kontinuierlich zu optimieren und langfristig Kosten einzusparen. Schulungen für die Mitarbeitenden können helfen, dass diese sich über einen verantwortungsvollen Umgang mit ihrem Datenverbrauch bewusst werden. Konkrete Tipps, um Datenvolumen zu optimieren:
Cloud-Dienste nutzen: Diese bieten oft eingebaute Funktionen, um Daten zu komprimieren.Regelmäßiges Monitoring: Überwachen des Datenverbrauchs, um frühzeitig Abweichungen zu erkennen.Datenmüll vermeiden: Ungenutzte Dateien und Apps regelmäßig bereinigen.
Fazit
Das Datenvolumen der Mitarbeitenden richtig einzuschätzen, ist für Unternehmen eine gute Option, um Kosten zu sparen. Das Vorgehen beinhaltet eine gründliche Analyse, die Definition spezifischer Datenvolumen-Bereiche und das Festlegen einiger Optimierungsmaßnahmen. Ist das getan, lässt sich der Datenverbrauch im Unternehmen effizient managen. Am besten ist es, das Ganze regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Dabei helfen flexible, monatlich kündbare Verträge. So lässt sich der tatsächliche Bedarf zu jeder Zeit decken – und das Wichtigste: Alle Arbeitsprozesse gehen zumindest in der Hinsicht reibungslos vonstatten.
